Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden Van der Valk Hotel Mechelen, Rode kruisplein 1-4, 2800 Mechelen

Individuele boekingen

Het is alleen mogelijk om een reservering met restitutiemogelijkheid te annuleren via e-mail, mits dit wordt gedaan uiterlijk 24 uur voor de geplande aankomst. Bij annuleringen na deze termijn, evenals bij een no-show, worden de volledige kosten voor de eerste nacht in rekening gebracht.

Reserveringen zonder restitutiemogelijkheid kunnen niet kosteloos gewijzigd of geannuleerd worden.

Voor online boekingen gemaakt met uw Valk Account spaart u €5,00 per overnachting. Bij actie/deal tarieven, non refundables, lastminutes en arrangementen ontvangt u €2,50 per persoon op het gehele verblijf. Voor corporate tarieven en boekingen gemaakt bij Valk Vakanties spaart u geen tegoed. 

Uw kamer is gegarandeerd tot 18.00 uur. Indien u van plan bent later aan te komen, verzoeken wij u vriendelijk om contact met ons op te nemen om uw creditcardgegevens door te geven. Anders kan de reservering geannuleerd worden.

Voor suites vragen wij een waarborg van €200, die contant betaald kan worden of via creditcard.

Huisdieren zijn alleen toegestaan in speciaal daarvoor aangewezen kamers, tegen een toeslag van €15 per nacht.

Roken op de kamers, op de balkons en op de patio is ten strengste verboden. Het is alleen toegestaan om te roken buiten bij de ingang van het hotel. Niet-naleving hiervan kan resulteren in een administratieve boete van €200.

Groeps- en zakelijke boekingen

1. Stortingsbeleid

  • Belgische bedrijven: een aanbetaling van 75% van het totaal van de geboekte diensten als bevestiging van het evenement binnen 2 weken na ondertekening van het contract.
  • Niet-Belgische bedrijven: een voorschot van 100% van het totaal van de geboekte diensten als bevestiging van het evenement binnen 2 weken na ondertekening van het contract.

2. Totale annulering van de zalen en diensten

  • Vanaf het getekend contract tot 3 maanden voor aanvang: 50% van het totaal op de pro forma zal worden aangerekend.
  • Tussen 3 maanden & 2 maanden voor aanvang: 75% van het totaal op de pro forma zal worden aangerekend.
  • 2 maanden voor aanvang : 100% van het totaal op de pro forma zal worden aangerekend.

3. Veranderbeleid kamers

  • Tussen 89 en 60 dagen voor het evenement wordt een vermindering van 35% van het totale aantal kamernachten toegestaan zonder dat er kosten in rekening worden gebracht. Als de wijziging groter is dan 35%, dan wordt 20% van het verminderde aantal kamernachten in rekening gebracht.
  • Tussen 59 en 30 dagen wordt een vermindering van 25% op het totale aantal kamernachten toegestaan zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Is de wijziging groter dan 25%, dan wordt 50% van het verminderde aantal kamernachten in rekening gebracht.
  • Tussen 29 en 10 dagen wordt een korting van 10% op het totale aantal kamernachten toegestaan zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Is de afwijking groter dan 10%, dan wordt 75% van het verminderde aantal kamernachten in rekening gebracht.
  • Tussen 9 en 4 dagen wordt een korting van 5% op het totale aantal kamernachten toegestaan zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Is de afwijking groter dan 5%, dan wordt 85% van het verminderde aantal kamernachten in rekening gebracht.
  • 3 dagen voor de aankomstdatum worden eventuele verminderingen van het aantal kamernachten bestraft met een bedrag voor het totaal aantal verminderde kamernachten.

4. Wil van God

Geen van beide partijen zal verantwoordelijk zijn voor vertraging of mislukking in prestaties, hieronder veroorzaakt door overmacht, oorlog, terrorisme, overheidsreglementering, ramp, burgerlijke wanorde, brand, inperking van transportfaciliteiten, of andere noodgevallen buiten de redelijke controle van een dergelijke partij. In het geval dat dergelijke gebeurtenissen de uitvoering van deze overeenkomst onverstandig, onwettig of onmogelijk maken, kan elk van beide partijen deze overeenkomst zonder aansprakelijkheid of boete beëindigen na schriftelijke kennisgeving aan de andere partij.

5. Overmacht

De vestiging wordt ontheven van haar verplichtingen of schorst de dienst in het geval dat deze niet met volledige garantie kon worden uitgevoerd als gevolg van de samenloop van uitzonderlijke omstandigheden of in geval van overmacht, met name in het geval van gehele of gedeeltelijke vernietiging van de vestiging, de opschorting van de energielevering of andere zaken die de normale werking van de vestiging verhinderen, of die de veiligheid ervan of die van de klanten aantasten.

In deze gevallen kan het hotel echter, indien mogelijk, de klant de uitvoering van de diensten aanbieden in een nabijgelegen etablissement van dezelfde of hogere categorie, waarbij het hotel alle transferkosten betaalt die hieruit voortvloeien. De klant zou echter kunnen opteren voor de annulering van de diensten en de teruggave van de tot die datum betaalde bedragen kunnen vragen.

6. Overeenkomst

  • Onderhavige reservatie-overeenkomst komt slechts tot stand na aanvaarding en dus ondertekening ervan, door Van der Valk
  • Zolang zulks niet is geschied, zal Van der Valk op geen enkel vlak gebonden zijn t.o.v. de klant en of diens deelnemers, en zal Van der Valk dan ook het recht hebben om het evenement als onbestaand te beschouwen en alle door de klant beoogde kamers en of ruimtes vrij te geven en of ter beschikking te stellen aan derden
  • De klant heeft dan ook geen enkel recht op ook maar enige dienstverlening van Van der Valk tot op het ogenblik dat er een definitieve overeenkomst is ondertekend en overhandigd aan beide partijen. Na ondertekening, en dus aanvaarding door Van der Valk, zullen alle verbintenissen tussen partijen uitsluitend door deze overeenkomst worden beheerst, waarbij deze alle voorgaande afspraken tussen partijen zal vervangen
  • Alle wijzigingen of aanvullingen aan dit contract dienen uitsluitend schriftelijk te geschieden, en door beiden partijen te worden aanvaard. Mondelinge overeenkomsten zullen als niet geldig en onbestaande worden beschouwd
  • De organisator is zich ten volle bewust van de bovenvermelde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract, en aanvaardt deze na te leven.

7. Diversen

7.1. Verhoging van het aantal deelnemers voor evenementen en diensten

Indien de klant minder dan 14 dagen voor de voorziene datum, Van der Valk informeert omtrent een verhoging van het aantal deelnemers, dan zal het Hotel iedere redelijke inspanning leveren om haar diensten te verlenen aan dit verhoogd aantal, weliswaar zonder dat het Hotel aansprakelijk kan worden gehouden voor de gevolgen, indien zij hier niet of niet volledig in zou slagen.

7.2. Audiovisuele en EDP uitrusting

  • Indien Van der Valk aan de klant audiovisuele of EDP uitrusting ter beschikking stelt, dan is de klant hiervoor verantwoordelijk voor de volledige duur van het evenement. Hierbij zal de klant - bij gebreke aan enige opmerking onmiddellijk na de terbeschikkingstelling ervan - geacht worden deze uitrusting in goede staat van onderhoud en werking te hebben ontvangen
  • Indien de klant gebruik maakt van eigen uitrusting en/ of uitrusting die hij bij derden heeft betrokken, dan zal de klant (met uitdrukkelijke uitsluiting van Van der Valk) hiervoor verantwoordelijk zijn en blijven, voor de volledige duur van het evenement, en desgevallend dan ook de nodige voorzieningen dienen te treffen om beschadiging, diefstal, enz. te vermijden
  • De klant dient voorafgaandelijk aan het Hotel kennis te geven van het feit dat hij gebruik wenst te maken van de wanden, de tafels of de vloer van de door hem gereserveerde zaal. Hij zal tevens voorafgaandelijk schriftelijk toelating dienen te vragen aan Van der Valk om posters, tekens, vlaggen of ieder ander advertentiemateriaal te plaatsen
  • De klant dient uiterlijk op het einde van het evenement al zijn materialen en uitrusting te verwijderen uit het hotel. Het Hotel zal niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor materiaal/ uitrusting dat niet tijdig werd weggehaald.

7.3. Gereserveerde conferentiezalen

De namen van de vergaderzalen, zoals deze staan vermeld in het contract, zijn enkel exemplarisch en geenszins bindend. Het Hotel heeft het recht om ten allen tijde de benaming van de vergaderzalen éénzijdig en vrijblijvend te wijzigen. Van der Valk dient enkel de Klant hiervan te informeren, en zulks uiterlijk op de dag van aankomst.

 7.4. Check-in/ Check-out kamers

  • Check-in zal mogelijk zijn vanaf 15:00 uur op de aankomstdatum. Indien de klant/ diens deelnemer aankomt voor dit tijdstip, zal Van der Valk naar best vermogen en vrijblijvend trachten om de kamer vroeger ter beschikking stellen, zonder dat zij daartoe echter gehouden kan worden
  • Indien de klant of hun deelnemer zekerheid wenst over het beschikbaar zijn van hun kamer vóór 15:00 uur, kunnen ze een vroege check-in boeken vanaf 13:00 uur tegen een tarief van €25 per verblijf. Indien de klant of hun deelnemer nog vroeger arriveert, kan de voorafgaande nacht worden geboekt tegen het normale tarief van dat kamertype.
  • De officiële check-out tijd is om 11:00 uur. In het geval van een late check-out kunt u kiezen voor verlenging tot 13:00 uur tegen een tarief van €25 per verblijf. Voor verlengingen tot 18:00 uur geldt een extra vergoeding gelijk aan de helft van het dagtarief voor de betreffende kamer. Het is belangrijk op te merken dat de mogelijkheid tot verlenging altijd afhankelijk is van de beschikbaarheid van de kamer op dat moment en niet gegarandeerd kan worden.

7.5. Voortijdig vertrek

Indien de klant beslist het evenement voortijdig te beëindigen, en of indien de klant/ een deelnemer beslist om de vergaderzalen en of het hotel te verlaten voor het verstrijken van de geboekte vertrekdatum, dan is Van der Valk gerechtigd om de resterend voorziene/ geboekte dagen en of overnachtingen, incl. de gereserveerde faciliteiten/ aanhorigheden, integraal aan te rekenen tegen het contractueel overeengekomen tarief.

7.6. Tijdschema

De klant verbindt er zich uitdrukkelijk toe om zijn evenement te starten en te beëindigen binnen de daartoe contractueel voorziene tijdstippen. Van der Valk is gerechtigd om alle supplementaire uren of andere uitgaven welke het gevolg zijn van het niet respecteren van dit tijdschema, aan te rekenen aan de klant, welke dit aanvaardt.

7.7. Keuze van het menu

  • De uiteindelijke keuze van het menu en van het programma dient ten laatste veertien dagen voor het evenement aan Van der Valk te worden medegedeeld. Indien de keuze van het menu door de klant niet werd bevestigd aan Van der Valk binnen die tijd, is Van der Valk gerechtigd om zelf een menukeuze te maken teneinde een optimale voorbereiding van het evenement te kunnen garanderen
  • Indien de klant minder dan zeven dagen voor het evenement wijzigingen zou doorvoeren in haar keuze van het menu, dan zal Van der Valk (indien zij er ook in zou slagen om het gewijzigde menu te leveren) de bijkomende kosten die ingevolge deze laattijdige keuze zouden worden veroorzaakt, hiervan mogen aanrekenen aan de klant.

7.8. Bijkomende verzoeken

Teneinde Van der Valk toe te laten om een maximale service te verlenen, dienen alle bijkomende verzoeken reeds te worden vermeld op onderhavig, door de klant ondertekend document.

Enkel die specifieke verzoeken, waaraan Van der Valk aansluitend schriftelijk haar uitdrukkelijk akkoord hecht, zullen deel uitmaken van onderhavige overeenkomst en de verplichtingen van Van der Valk.

8. Aansprakelijkheid / verzekering

  • De klant verbindt er zich toe om bij een erkende Belgische verzekeringsonderneming, een verzekering af te sluiten, ter dekking van zijn aansprakelijkheid als organisator tijdens de periode zoals voorzien
  • Daarenboven dient de klant naar zijn deelnemers toe te voorzien dat deze gehouden zijn om zich behoorlijk te gedragen, overeenkomstig de huisregels van het hotel
  • Het is de klant/ haar deelnemers hierbij o.m. verboden om de ter beschikking gestelde ruimtes aan te wenden voor bijeenkomsten welke betrekking hebben op extreme ideologieën en of strekkingen, en of welke rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve impact zouden kunnen hebben op het normale hotelgebeuren, of de rust van de overige hotelgasten zou kunnen verstoren
  • De klant zal in ieder geval samen met zijn deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden zijn om aan Van der Valk iedere schade of hinder te vergoeden, welke door de deelnemers van de klant wordt veroorzaakt.
  • Tevens zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak (zowel in hoofdsom, intresten als kosten) welke lastens Van der Valk zouden worden geformuleerd door één van de andere gasten/ cliënten, ingevolge schade/ hinder welke zij zouden ondervinden ingevolge het evenement en/ of de houding/gedragingen of nalatigheden van de Klant of diens deelnemers
  • Het Hotel kan in ieder geval nooit, op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden ingeval van diefstal van of schade aan goederen/ objecten/ etc. die door de Klant of diens deelnemers in het hotel worden bewaard.

 9. Ontbinding / schadevergoeding

  • Van der Valk heeft het recht om deze overeenkomst te ontbinden door een eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan de klant, organisator, in geval de bovenvermelde voorwaarden niet werden gerespecteerd door de klant. Alsdan zal deze laatste aan Van der Valk een schadevergoeding verschuldigd zijn gelijk aan 100% van de bedragen welke door de klant zouden verschuldigd zijn geweest, indien de overeenkomst niet zou zijn ontbonden
  • Wanneer Van der Valk mocht vaststellen dat zij de kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten zoals deze werden gereserveerd door de klant en door Van der Valk werden aanvaard, niet kan leveren op de daartoe voorziene tijdstip, dan dient Van der Valk dit feit zo snel mogelijk aan de klant te melden. Alsdan zal Van der Valk enkel en alleen gehouden zijn om in gelijk(w)aardige kamers en faciliteiten te voorzien voor de klant, en zulks in het dichtstbijzijnde gelijkwaardige hotel, waarbij Van der Valk enkel gehouden zal zijn om aan de klant het gebeurlijk prijsverschil te vergoeden, met uitdrukkelijke uitsluiting van iedere andere schadevergoeding of kost
  • Indien Van der Valk aan het in de vorige paragraaf vermelde tegemoetkomt, dan zal de klant gehouden zijn om Van der Valk te vrijwaren voor iedere aanspraak welke gebeurlijk door de deelnemers van de klant zou worden geformuleerd lastens Van der Valk, ingevolge het niet ter beschikking stellen door deze laatste van de voorziene kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten.

10. Brandpreventie en veiligheidsprocedures

  • Nooduitgangen moeten altijd vrij blijven van obstructies en aanduidingen van hun locatie zichtbaar gelaten worden voor iedereen die de functie bijwoont. Daar waar expliciet vermeld, moeten brand- en nooddeuren steeds gesloten blijven. Niets mag bevestigd worden aan de panieksluitingen, noch mogen materialen vooraf achter de deuren geplaatst worden
  • Traphallen die dienst doen als vluchtroute moeten vrij gehouden worden van obstructies
  • Het is verboden ontvlambare, explosieve of gevaarlijke vloeistoffen of producten binnen te brengen in het hotel, alsook om aanpassingen te maken aan bestaande installaties, materialen, meubels of uitrusting daarvan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie. Indien zulke aanpassingen nodig blijken te zijn dan moet dit schriftelijk en tenminste 21 dagen voor het plaatsvinden van de functie aangevraagd worden aan de hoteldirectie
  • Gordijnen, muurbekledingen en elk ander decoratief materiaal opgehangen of vastgemaakt aan of tegen muren en plafonds, moet vervaardigd zijn uit tenminste brandvertragend of brandvrij materiaal. Indien deze materialen worden opgehangen in deuropeningen of gangen moeten ze scheiden in het midden en zo worden bevestigd dat ze gemakkelijk opzij getrokken kunnen worden
  • De elektrische voorzieningen mogen niet overbelast worden
  • Brandbestrijdingsvoorzieningen mogen niet misbruikt worden
  • Het rookverbod dient altijd gerespecteerd te worden
  • Indien de organisator extern bewakingspersoneel inhuurt voor de functie dan dient de ingehuurde bewakingsonderneming vergund te zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het personeel daarvan te voldoen aan de wet op de bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten van 10 april 1999, inzake opleiding. Het aantal, naam en wel of niet bewapend bewakingspersoneel dient vooraf schriftelijk aan de hoteldirectie medegedeeld te worden
  • Men dient er zorg voor te dragen dat het maximum aantal toegestane personen in een zaal niet wordt overschreden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie.

11. Bevoegdheid / wetgeving

Onderhavige overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische Recht.

Ieder geschil aangaande haar geldigheid, interpretatie, uitvoering van de overeenkomst, of facturatie in uitvoering hiervan behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van het arrondissement Mechelen.