Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen Van der Valk Hotel Mechelen, Rode Kruisplein 1-4, 2800 Mechelen

Einzelbuchungen

Eine Reservierung mit Rückerstattungsoption kann nur per E-Mail storniert werden, sofern dies spätestens 24 Stunden vor dem geplanten Ankunftsdatum erfolgt. Bei Stornierungen nach dieser Frist sowie bei Nichterscheinen werden die vollen Kosten für die erste Nacht in Rechnung gestellt.

Reservierungen ohne Rückerstattungsoption können nicht kostenfrei geändert oder storniert werden.

Für Online-Buchungen über Ihr Valk-Konto sparen Sie 5,00 € pro Übernachtung. Bei Aktions-/Dealtarifen, Non-Refundables, Last-Minutes und Arrangements erhalten Sie 2,50 € pro Person für den gesamten Aufenthalt. Für Firmenraten und Buchungen über Valk Holidays erhalten Sie kein Guthaben.

Ihr Zimmer ist bis 18:00 Uhr garantiert. Wenn Sie planen, später anzukommen, bitten wir Sie freundlich, uns zu kontaktieren, um Ihre Kreditkartendaten weiterzugeben. Andernfalls kann die Reservierung storniert werden.

Für Suiten verlangen wir eine Kaution in Höhe von 200 €, die bar oder per Kreditkarte bezahlt werden kann.

Haustiere sind nur in speziell dafür vorgesehenen Zimmern gegen eine Gebühr von 15 € pro Nacht erlaubt.

Das Rauchen in den Zimmern, auf den Balkonen und auf der Terrasse ist strengstens untersagt. Rauchen ist nur außerhalb des Hotelzugangs gestattet. Die Nichteinhaltung kann mit einer Verwaltungsstrafe von 200 € belegt werden.

Gruppen- und Firmenbuchungen

1. Anzahlungspolitik

Belgische Unternehmen: Eine Anzahlung von 75% des Gesamtbetrags der gebuchten Dienstleistungen als Bestätigung der Veranstaltung innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsunterzeichnung.
Nicht-belgisches Unternehmen: Eine Anzahlung von 100% des Gesamtbetrags der gebuchten Dienstleistungen als Bestätigung der Veranstaltung innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsunterzeichnung.

2. Gesamtstornierung der Säle und Dienstleistungen

Vom unterzeichneten Vertrag bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 50% des Gesamtbetrags auf der Pro-Forma-Rechnung werden berechnet.
Zwischen 3 Monaten & 2 Monaten vor Veranstaltungsbeginn: 75% des Gesamtbetrags auf der Pro-Forma-Rechnung werden berechnet.
2 Monate vor Veranstaltungsbeginn: 100% des Gesamtbetrags auf der Pro-Forma-Rechnung werden berechnet.

3. Zimmeränderungspolitik

Zwischen 89 und 60 Tagen vor der Veranstaltung ist eine Reduzierung um 35% der Gesamtzahl der Übernachtungen gestattet, ohne dass Kosten anfallen.
Wenn die Änderung größer als 35% ist, werden 20% der reduzierten Übernachtungen in Rechnung gestellt.
Zwischen 59 und 30 Tagen ist eine Reduzierung um 25% der Gesamtzahl der Übernachtungen gestattet, ohne dass Kosten anfallen. Wenn die Änderung größer als 25% ist, werden 50% der reduzierten Übernachtungen in Rechnung gestellt.
Zwischen 29 und 10 Tagen ist eine Reduzierung um 10% der Gesamtzahl der Übernachtungen gestattet, ohne dass Kosten anfallen. Wenn die Abweichung größer als 10% ist, werden 75% der reduzierten Übernachtungen in Rechnung gestellt.
Zwischen 9 und 4 Tagen ist eine Reduzierung um 5% der Gesamtzahl der Übernachtungen gestattet, ohne dass Kosten anfallen. Wenn die Abweichung größer als 5% ist, werden 85% der reduzierten Übernachtungen in Rechnung gestellt.
3 Tage vor dem Anreisedatum werden etwaige Reduzierungen der Übernachtungen mit einem Betrag für die Gesamtzahl der reduzierten Übernachtungen bestraft.

4. Gottes Wille

Keine der Parteien wird für Verzögerungen oder Leistungsausfälle verantwortlich sein, die durch höhere Gewalt, Krieg, Terrorismus, staatliche Vorschriften, Katastrophen, zivile Unruhen, Brand, Einschränkungen des Transportwesens oder andere Notfälle außerhalb der angemessenen Kontrolle einer solchen Partei verursacht werden. Sollten solche Ereignisse jedoch die Ausführung dieses Vertrags unvernünftig, rechtswidrig oder unmöglich machen, kann jede der Parteien diesen Vertrag ohne Haftung oder Strafe nach schriftlicher Benachrichtigung an die andere Partei kündigen.

5. Höhere Gewalt

Die Einrichtung wird von ihren Verpflichtungen befreit oder der Service wird ausgesetzt, wenn dieser aufgrund außergewöhnlicher Umstände oder höherer Gewalt nicht mit voller Gewährleistung erbracht werden konnte, insbesondere im Falle der vollständigen oder teilweisen Zerstörung der Einrichtung, der Unterbrechung der Energieversorgung oder anderer Umstände, die den normalen Betrieb der Einrichtung beeinträchtigen oder deren Sicherheit oder die Sicherheit der Kunden gefährden.

In diesen Fällen kann das Hotel jedoch, falls möglich, dem Kunden die Erbringung der Dienstleistungen in einer nahegelegenen Einrichtung derselben oder höheren Kategorie anbieten, wobei das Hotel alle Transferkosten übernimmt, die dabei entstehen. Der Kunde kann jedoch wählen, die Dienstleistungen zu stornieren und um Rückerstattung der bis zu diesem Datum gezahlten Beträge bitten.

6. Vertrag

Der vorliegende Reservierungsvertrag kommt erst nach Annahme und Unterzeichnung durch Van der Valk zustande. Solange dies nicht geschehen ist, ist Van der Valk gegenüber dem Kunden und seinen Teilnehmern in keiner Weise verpflichtet, und Van der Valk hat das Recht, die Veranstaltung als nicht existent zu betrachten und alle vom Kunden beabsichtigten Zimmer und Räume freizugeben oder Dritten zur Verfügung zu stellen.
Der Kunde hat daher kein Recht auf irgendeine Dienstleistung von Van der Valk, bis ein endgültiger Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet und übergeben wurde. Nach Unterzeichnung und damit Annahme durch Van der Valk unterliegen alle Verpflichtungen zwischen den Parteien ausschließlich diesem Vertrag, der alle früheren Vereinbarungen zwischen den Parteien ersetzen wird.
Alle Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags müssen ausschließlich schriftlich erfolgen und von beiden Parteien akzeptiert werden. Mündliche Vereinbarungen gelten als ungültig und nichtig.
Der Organisator ist sich vollständig bewusst, dass die oben genannten Bedingungen integraler Bestandteil des Vertrags sind, und erklärt sich damit einverstanden, diese einzuhalten.

7. Sonstiges

7.1. Erhöhung der Teilnehmerzahl für Veranstaltungen und Dienstleistungen

Falls der Kunde weniger als 14 Tage vor dem geplanten Datum Van der Valk über eine Erhöhung der Teilnehmerzahl informiert, wird das Hotel alle angemessenen Anstrengungen unternehmen, um seine Dienstleistungen für diese erhöhte Anzahl zur Verfügung zu stellen, ohne jedoch für die Folgen haftbar gemacht werden zu können, falls dies nicht oder nur teilweise gelingt.

7.2. Audiovisuelle und EDP-Ausrüstung

Wenn Van der Valk dem Kunden audiovisuelle oder EDP-Ausrüstung zur Verfügung stellt, ist der Kunde dafür während der gesamten Veranstaltungsdauer verantwortlich. Der Kunde wird - sofern keine unmittelbaren Einwände unmittelbar nach Bereitstellung erhoben werden - davon ausgegangen, dass er diese Ausrüstung in gutem Zustand und betriebsbereit erhalten hat.
Wenn der Kunde eigene Ausrüstung verwendet oder Ausrüstung von Dritten bezogen hat, ist der Kunde (unter ausdrücklichem Ausschluss von Van der Valk) dafür verantwortlich und bleibt dies für die gesamte Dauer der Veranstaltung, und gegebenenfalls müssen Maßnahmen getroffen werden, um Beschädigungen, Diebstähle usw. zu vermeiden.
Der Kunde muss dem Hotel im Voraus mitteilen, dass er die Wände, Tische oder den Boden des von ihm reservierten Raums nutzen möchte. Er muss auch im Voraus schriftlich die Erlaubnis von Van der Valk einholen, Plakate, Zeichen, Flaggen oder andere Werbematerialien anzubringen.
Der Kunde muss alle seine Materialien und Ausrüstungen bis zum Ende der Veranstaltung aus dem Hotel entfernen. Das Hotel kann nicht für Material/Ausrüstung verantwortlich gemacht werden, das nicht rechtzeitig entfernt wurde.

7.3. Reservierte Konferenzräume

Die Namen der Tagungsräume, wie sie im Vertrag angegeben sind, dienen nur als Beispiel und sind in keiner Weise bindend. Das Hotel hat das Recht, die Bezeichnung der Tagungsräume einseitig und unverbindlich jederzeit zu ändern. Van der Valk muss den Kunden lediglich darüber informieren, und zwar spätestens am Tag der Ankunft.

7.4. Check-in/Check-out der Zimmer

Der Check-in ist ab 15:00 Uhr am Anreisetag möglich. Falls der Kunde/Teilnehmer vor dieser Zeit ankommt, wird Van der Valk nach bestem Vermögen und freibleibend versuchen, das Zimmer früher zur Verfügung zu stellen, ohne jedoch dazu verpflichtet zu sein.
Wenn der Kunde oder sein Teilnehmer sicherstellen möchten, dass ihr Zimmer vor 15:00 Uhr verfügbar ist, können sie einen frühen Check-in ab 13:00 Uhr zum Preis von 25 € pro Aufenthalt buchen. Wenn der Kunde oder sein Teilnehmer noch früher anreist, kann die vorherige Nacht zum normalen Tarif für diesen Zimmertyp gebucht werden. Die offizielle
Check-out-Zeit ist um 11:00 Uhr. Im Falle eines späten Check-outs können Sie eine Verlängerung bis 13:00 Uhr zum Preis von 25 € pro Aufenthalt wählen.Für Verlängerungen bis 18:00 Uhr fällt eine zusätzliche Gebühr in Höhe der Hälfte des Tagespreises für das betreffende Zimmer an. Es ist wichtig zu beachten, dass die Möglichkeit einer Verlängerung jederzeit von der Verfügbarkeit des Zimmers zu diesem Zeitpunkt abhängt und nicht garantiert werden kann.

7.5. Vorzeitige Abreise

Wenn der Kunde entscheidet, das Ereignis vorzeitig zu beenden, oder wenn der Kunde/ein Teilnehmer beschließt, die Tagungsräume oder das Hotel vor Ablauf des gebuchten Abreisedatums zu verlassen, ist Van der Valk berechtigt, die verbleibenden geplanten/gebuchten Tage und/oder Übernachtungen sowie die reservierten Einrichtungen/Annehmlichkeiten zum vereinbarten Vertragspreis in Rechnung zu stellen.

7.6. Zeitplan

Der Kunde verpflichtet sich ausdrücklich, seine Veranstaltung innerhalb der vertraglich vereinbarten Zeiten zu beginnen und zu beenden. Van der Valk ist berechtigt, alle zusätzlichen Stunden oder sonstigen Ausgaben, die aus der Nichtbeachtung dieses Zeitplans resultieren, dem Kunden in Rechnung zu stellen, der dies akzeptiert.

7.7. Menuselectie

Die endgültige Auswahl des Menüs und des Programms muss spätestens vierzehn Tage vor der Veranstaltung Van der Valk mitgeteilt werden.
Wenn die Auswahl des Menüs durch den Kunden innerhalb dieser Zeit nicht an Van der Valk bestätigt wurde, ist Van der Valk berechtigt, selbst eine Menüauswahl zu treffen, um eine optimale Vorbereitung der Veranstaltung zu gewährleisten.
Wenn der Kunde weniger als sieben Tage vor der Veranstaltung Änderungen an seiner Menüauswahl vornimmt, kann Van der Valk (sofern es ihr gelingt, das geänderte Menü bereitzustellen) dem Kunden die zusätzlichen Kosten für diese verspätete Auswahl in Rechnung stellen.

7.8. Zusätzliche Anfragen

Um Van der Valk zu ermöglichen, einen maximalen Service zu bieten, müssen alle zusätzlichen Anfragen bereits in diesem vom Kunden unterzeichneten Dokument aufgeführt werden. Nur solche spezifischen Anfragen, die von Van der Valk ausdrücklich schriftlich genehmigt werden, werden Bestandteil dieser Vereinbarung und der Verpflichtungen von Van der Valk sein.

8. Haftung / Versicherung

Der Kunde verpflichtet sich, bei einem anerkannten belgischen Versicherungsunternehmen eine Versicherung abzuschließen, um seine Haftung als Veranstalter während des vereinbarten Zeitraums abzudecken.
Darüber hinaus muss der Kunde seine Teilnehmer darauf hinweisen, sich entsprechend den Hausregeln des Hotels angemessen zu verhalten.
Dem Kunden/ seinen Teilnehmern ist es unter anderem untersagt, die zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten für Versammlungen im Zusammenhang mit extremen Ideologien oder Strömungen zu nutzen, die direkt oder indirekt einen negativen Einfluss auf den normalen Hotelbetrieb haben könnten oder die Ruhe der anderen Hotelgäste stören könnten.
Der Kunde ist in jedem Fall gemeinsam mit seinen Teilnehmern, ungeteilt und unteilbar, dazu verpflichtet, Van der Valk jeden Schaden oder jede Behinderung zu erstatten, die durch die Teilnehmer des Kunden verursacht wird.
Der Kunde ist auch verpflichtet, Van der Valk von jeglicher Forderung (sowohl in Hauptsumme, Zinsen als auch Kosten) freizustellen, die von einem anderen Gast/Kunden gegen Van der Valk erhoben wird, aufgrund von Schäden/Behinderungen, die sie aufgrund der Veranstaltung und/oder des Verhaltens/Versäumnisses des Kunden oder seiner Teilnehmer erleiden.
Das Hotel kann in keinem Fall auf irgendeine Weise haftbar gemacht werden für Diebstahl oder Schäden an Gütern/Objekten/etc., die vom Kunden oder seinen Teilnehmern im Hotel aufbewahrt werden.

9. Kündigung / Schadensersatz

Van der Valk hat das Recht, diesen Vertrag durch eine einfache schriftliche Mitteilung an den Kunden, den Organisator, zu kündigen, falls die oben genannten Bedingungen vom Kunden nicht eingehalten wurden.
In diesem Fall wird der Kunde Van der Valk einen Schadensersatz in Höhe von 100% der Beträge schulden, die der Kunde geschuldet hätte, wenn der Vertrag nicht gekündigt worden wäre.
Sollte Van der Valk feststellen, dass sie die vom Kunden reservierten und von Van der Valk akzeptierten Zimmer/Tagungsräume/Fazilitäten zum vorgesehenen Zeitpunkt nicht bereitstellen kann, hat Van der Valk diesen Umstand dem Kunden so schnell wie möglich mitzuteilen.
In diesem Fall ist Van der Valk nur verpflichtet, dem Kunden gleichwertige Zimmer und Einrichtungen in dem nächstgelegenen gleichwertigen Hotel zur Verfügung zu stellen, wobei Van der Valk nur verpflichtet ist, dem Kunden die eventuelle Preisdifferenz zu erstatten, unter ausdrücklichem Ausschluss jeglicher anderer Schadensersatzansprüche oder Kosten.
Wenn Van der Valk dem in dem vorherigen Absatz Genannten nachkommt, ist der Kunde verpflichtet, Van der Valk von jeglichen Ansprüchen freizustellen, die gegebenenfalls von den Teilnehmern des Kunden gegen Van der Valk geltend gemacht werden, aufgrund der Nichtbereitstellung der vereinbarten Zimmer/Tagungsräume/Einrichtungen durch letztere.

10. Brandschutz und Sicherheitsverfahren

Notausgänge müssen immer frei von Hindernissen gehalten werden und die Kennzeichnung ihrer Lage muss für alle Teilnehmer der Veranstaltung sichtbar bleiben. Dort, wo ausdrücklich angegeben, müssen Brand- und Notausgangstüren immer geschlossen bleiben.
Es darf nichts an den Panikschlössern befestigt werden, und es dürfen keine Materialien vor den Türen platziert werden.
Treppenhäuser, die als Fluchtrouten dienen, müssen frei von Hindernissen gehalten werden. Es ist verboten, brennbare, explosive oder gefährliche Flüssigkeiten oder Produkte in das Hotel zu bringen, sowie Änderungen an bestehenden Installationen, Materialien, Möbeln oder Ausrüstungen davon ohne vorherige schriftliche Genehmigung der Hoteldirektion vorzunehmen.
Falls solche Änderungen erforderlich sind, muss dies schriftlich und mindestens 21 Tage vor dem Ereignis bei der Hoteldirektion beantragt werden.
Vorhänge, Wandverkleidungen und jegliches anderes dekoratives Material, das an oder gegen Wände und Decken angebracht oder befestigt ist, muss aus mindestens feuerhemmendem oder feuerfestem Material hergestellt sein.
Wenn diese Materialien in Türöffnungen oder Gängen angebracht sind, müssen sie in der Mitte geteilt und so befestigt werden, dass sie leicht beiseite gezogen werden können. Die elektrischen Anlagen dürfen nicht überlastet werden.
Brandschutzeinrichtungen dürfen nicht missbraucht werden.
Das Rauchverbot muss immer eingehalten werden.
Wenn der Veranstalter externes Sicherheitspersonal für die Veranstaltung engagiert, muss das beauftragte Sicherheitsunternehmen vom Ministerium für Inneres zugelassen sein und das Personal muss den Bestimmungen des Gesetzes über Sicherheitsunternehmen und interne Sicherheitsdienste vom 10. April 1999 zur Ausbildung entsprechen.
Die Anzahl, die Namen und ob das Sicherheitspersonal bewaffnet ist oder nicht, müssen der Hoteldirektion vorher schriftlich mitgeteilt werden. Es muss sichergestellt werden, dass die maximale Anzahl von Personen in einem Raum nicht überschritten wird, ohne vorherige schriftliche Genehmigung der Hoteldirektion.

11. Zuständigkeit / Rechtsvorschriften

Diese Vereinbarung unterliegt ausschließlich dem belgischen Recht.

Alle Streitigkeiten über ihre Gültigkeit, Auslegung, Durchführung des Vertrags oder Abrechnung im Rahmen dessen liegen in der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte des Arrondissements Mechelen.

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